Orchestra prépare l’avenir en refondant son infrastructure IT

Un véritable big bang informatique. Quand Orchestra Prémaman décide d’investir pour effacer sa dette technique, il voit les choses en grand… et veut de la rapidité. Ainsi, le samedi 29 avril 2023 au soir, le groupe qui compte 400 magasins dans le monde et 6 filiales (Belgique, Luxembourg, Grèce, Chypre, Espagne et Maroc) a basculé d’une solution on-premise vers une toute nouvelle infrastructure cloud, Cegid Retail Y2. Un risque certes, mais maitrisé selon le DSI car veille d’un jour férié.

Bien évidemment, si la migration s’est opérée sur une soirée, Bastien Pino, DSI du groupe, et ses équipes ont travaillé très en amont pour identifier les bons choix technologiques et la bonne manière de faire. « Il y a deux ans, nous avons mené une étude pour identifier nos besoins, explique le DSI de l’enseigne de mode enfantine. La phase de cadrage, réalisée pendant 3 mois avec un cabinet externe, a été nécessaire pour bien identifier ce que nous voulions. » Le groupe, qui réalise un chiffre d’affaires de 500 millions d’euros dont 6 à 8 % sur le digital, devait en effet avec son logiciel sur site réaliser une fois par an une grosse mise à jour. « Le choix de partir sur une solution Saas s’est donc vite imposé pour prévoir l’avenir et réaliser des montées de version en continue sur l’année et les gérer de manière plus fluide », assure le DSI groupe.

Changement de caisses en plus du socle technique

Orchestra a ensuite challengé son fournisseur historique Cegid pour valider que Y2 répondait bien à ses attentes. L’enseigne a en effet des particularités qui lui sont propres avec son abonnement et des promotions pour ses 6 filiales. In fine, pour un produit, il y a une dizaine de prix à gérer. Une fois le choix arrêté sur l’éditeur lyonnais, le plan de charge a été étalé sur plusieurs mois, que cela soit pour la dimension technique mais aussi du côté des équipes. En effet, la transformation du socle technique a aussi été l’occasion de changer toutes les caisses, avec une refonte de toutes les interfaces.

« Les caisses ont d’abord été installées de juillet 2022 à janvier 2023, explique Bastien Pino. Via un outil de Master Device Management, nous avons pu changer à distance le logiciel, sans intervention local, la nuit du 29 avril. » Un vrai plus pour le pilotage et la gestion des mises à jour. Concernant la data, 15 jours ont été nécessaires pour alimenter Y2 et le cloud dédié, dont 7 jours rien que pour le référentiel. « Nous avons près de 700 enseignes dans notre cloud Retail, détaille Nathalie Echinard, directrice générale de Cegid Retail. Cela permet à Orchestra de bénéficier de toutes les mises à jour mais de maitriser le timing pour les effectuer. » Ce basculement vers le cloud joue également sur les performances en point de vente. Le groupe Orchestra gère beaucoup de de data au niveau monde avec en moyenne plus de 44 000 tickets quotidiens, voire le double lors des grands temps forts commerciaux.

Tous ces changements technologiques ont été pris en compte côté ressources humaines. Un large plan de formation a été fixé en amont de l’opération pour s’assurer que les équipes terrain ne se retrouvent pas perdu pour gérer les clients. Principalement, ce sont des modules d’e-learning qui ont été déployés quelques semaines avant la bascule.

Basculer (vraiment) dans le commerce unifié

Au total, ce sont plus de 6 millions d’euros qui ont été dédiés à ce projet. Mais au-delà d’effacer une dette technique, le groupe a également investi pour se mettre au diapason du commerce unifié. Orchestra, comme beaucoup de retailers, a développé au fil des ans des services pour répondre aux attentes omnicanales. Mais du côté back office, les systèmes informatiques ont souvent été mis à mal, créant un « effet spaghetti » entre les différentes évolutions.

En plus de pouvoir commencer et finir des parcours clients de n’importe où, l’expérience collaborateur est aussi simplifié car toutes les applications sont disponibles depuis un même outil.

« Nous sommes désormais capable de démarrer un parcours client et de le finir n’importe où, se réjouit Bastien Pino. Un panier commencé en ligne pourra désormais se finaliser en magasin par exemple. L’expérience collaborateur est aussi simplifié car toutes les applications sont disponibles depuis un même outil, que cela soit pour la gestion des inventaires ou le suivi en temps réel de leurs ventes »

Par ailleurs, les magasins ont gagné en efficacité, avec une génération des tickets de caisse plus rapides. Chaque seconde en moins est un vrai plus car l’attente en caisse reste toujours le principal frein pour les consommateurs dans le retail.

Demain, de nouveaux scénarios sont attendus avec Cegid Y2, comme l’encaissement en mobilité avec des tablettes ou des M-Pos, ou encore le suivi de l’excellence opérationnelle. « Nous avons choisi de ne pas les déployer tout de suite pour bien clarifier d’abord notre stratégie omnicanale et les trajectoires voulues en termes d’expérience client, précise le DSI groupe. La question n’est pas de le faire, mais comment le déployer pour quelle procédure. Tout projet est une réussite dès lors que l’on sait où on veut aller. »